Transportnachweise und Vernichtungsnachweise für Ihren Auftrag
Welche Datenträger oder Geräte wurden übernommen, wohin wurden sie gebracht und was wurde anschließend durchgeführt? ProCoReX Europe GmbH stimmt die benötigten Nachweise vor der Abholung mit Ihnen ab – für IT, Datenschutz, Einkauf und Ihre interne Zuordnung.
Ein Transportbeleg dokumentiert die vereinbarte Übergabe. Ein auftragsbezogener Vernichtungsnachweis bezieht sich auf die tatsächlich beauftragte und durchgeführte Vernichtung.
Symbolische Musterdarstellung · kein Auftragsnachweis
KI-Generiert
Übernahme und Übergabe dokumentieren
Die vereinbarten Übernahmen und Übergaben werden dem Auftrag zugeordnet. Welche Angaben erfasst werden – etwa Standort, Datum, Behälter, Gerätepositionen und Übergabepersonen – legen wir gemeinsam fest. So lassen sich die vereinbarten Übergabeschritte nachvollziehen.
Bei einem Transport zur weiteren Nutzung endet die Leistung am vereinbarten Ziel. Bei beauftragter Vernichtung folgen Datenträgerausbau und Vernichtung in unserer Vernichtungszone.
Behälterlisten und Seriennummern
Eine Behälterliste ordnet Transportbehälter dem Auftrag zu. Eine Seriennummernliste erfasst einzelne Datenträger oder Geräte, sofern diese Erfassung vereinbart wurde. Beides hat eine unterschiedliche Detailtiefe und sollte zu Ihrer Inventarisierung passen.
Das gilt auch für komplette Computer, PCs, Notebooks, Smartphones und Tablets. Klären Sie vor der Abholung, welche Kennung nach dem Datenträgerausbau im Nachweis weitergeführt werden soll.
Nachweise für Transport und Vernichtung
Für den Transport erhalten Sie die vereinbarten Übernahme- und Übergabebelege. Bei beauftragter und durchgeführter Vernichtung kommt der zugehörige Vernichtungsnachweis hinzu. Bei kompletten Geräten stimmen wir auch die Dokumentation des Datenträgerausbaus und die Zuordnung zum Auftrag ab.
Das Unternehmenszertifikat von DEKRA beschreibt den zertifizierten Geltungsbereich. Es ersetzt keinen Nachweis über die Vernichtung Ihrer konkreten Datenträger.
Nachweise vorab abstimmen
Nennen Sie vor Beginn die benötigten Listen, Unterschriften, Zuordnungen und die gewünschte Bereitstellungsform. Bestehende Inventarlisten können die Abstimmung erleichtern. Wenn Sie Foto- oder Videodokumentation benötigen, klären wir Umfang und Umsetzbarkeit vor Auftragserteilung.
Unternehmenszertifikat und Auftragsnachweis unterscheiden
Das DEKRA-Zertifikat beschreibt den zertifizierten Betrieb und seinen Geltungsbereich: Sammlung und Transport, Lagerung sowie stationäre und mobile Vernichtung. Es weist Schutzklasse 3 sowie O-5, T-6, H-5 und E-5 aus und gilt bis zum 22.10.2027.
Der Vernichtungsnachweis dokumentiert die tatsächlich beauftragte Vernichtung Ihrer Datenträger. Das Unternehmenszertifikat ersetzt diesen Nachweis nicht. Bei einem reinen Transport erhalten Sie die vereinbarten Transport- und Übergabenachweise.
Welche Zuordnung braucht Ihr Projekt?
Behälterbezogen: wenn die Zuordnung auf Ebene der geschlossenen Transportbehälter genügt.
Geräte- oder datenträgerbezogen: wenn einzelne Computer, Notebooks, Smartphones, Tablets, Festplatten oder SSDs anhand vereinbarter Kennungen erfasst werden sollen.
Standortbezogen: wenn Abholungen aus mehreren Büros oder Rechenzentren getrennt nachvollziehbar bleiben müssen.
Umfang, Format und Zeitpunkt der Bereitstellung werden vor Beginn vereinbart. Den Ablauf der Abholung ansehen.
Fragen zu Nachweisen und Dokumentation
Was sollte vor der Abholung vereinbart werden?
Klären Sie benötigte Felder, Zuordnungstiefe, bestätigende Personen und die gewünschte Aufteilung nach Standort oder Auftrag. So lassen sich Erfassung und Abschlussunterlagen auf Ihre internen Prüfprozesse abstimmen.
Ersetzt eine Behälterliste eine Seriennummernliste?
Eine Behälterliste ordnet Transportpositionen zu; eine Seriennummernliste ordnet einzelne Geräte oder Medien zu. Welche Ebene benötigt wird, richtet sich nach Ihrem Auftrag und den zugänglichen Identifikationsmerkmalen.
Kann ein Transportnachweis die Vernichtung bestätigen?
Ein Transportnachweis dokumentiert die vereinbarte Beförderung oder Übergabe. Die Vernichtung wird durch den dafür vereinbarten Nachweis dokumentiert. Bei einem kombinierten Auftrag sollten beide Schritte eindeutig miteinander verknüpft werden.